ארגון הכינוס הארצי הראשון

תוכנית הכינוס גובשה במפגש של מטה החטיבה עם מפקדי הפלוגות, שזומן כחודש ימים לפני תאריך היעד. בישיבה נקבע שהכינוס יכלול שני היבטים: טיקסי ומבצעי. מבחינה טיקסית ביטא הכינוס צורך נפשי וחינוכי של העוסקים במלאכה, לדרגותיהם ותפקידיהם, לחגוג יחדיו מלאת שלוש שנים לקיום ה'חטיבה', תוך הדגשת האווירה התרבותית וסגנון החיים הייחודי שלה. במישור המבצעי שימש הכינוס מבחן ומפגן לכושר הניידות של פלוגות ה'חטיבה' וליכולתן להסוות את פעילותן המחתרתית. החשש שהבריטים ינסו להתנכל לבאי הכינוס באם ידלוף דבר קיומו, חייב חשאיות בהכנות. ללוחמים הוסבר שההתארגנות הינה לקראת כינוסים פלוגתיים.
הפלוגות יצאו ברכבים מבסיסיהן לכיוון משמר-העמק בשעות אחר-הצהריים של ה- 11 במאי במסווה של חברי תנועות נוער היוצאים לטיולים. במרחק של כ- 30 קילומטר ממקום הכינוס ירדו האנשים מהרכבים, ועם רדת החשיכה החלו לצעוד לעבר חורשת משמר-העמק. לפנות בוקר קרבו הפלוגות אחת אחת, כשהמארחים, חברי 'המחלקה הגרמנית', מפקחים על הסדר ומַפנים כל פלוגה לאתר שנקבע לה.